I. THÔNG TIN CƠ BẢN
- Tên sách chính xác: Người giỏi không phải là người làm tất cả
- Thể loại: Sách self help, sách kỹ năng quản lý
- Tác giả: Donna M. Genett
- Số trang: 116
- Thời gian đọc: Chừng 2 tiếng
II. Tóm tắt nội dung
Mở đầu câu chuyện
Jones và James (2 nhân vật được nhắc đến trong cuốn sách) là anh em họ. Nhưng họ khác biệt rất nhiều so với các cặp anh em họ khác. Các bà mẹ của họ là hai chị em sinh đôi giống nhau như đúc, và khi lớn lên, họ cùng lập gia đình với một cặp anh em sinh đôi khác. Điều kỳ diệu hơn nữa, là Jones và James cùng được sinh ra vào một ngày, tại cùng một bệnh viện, và hai bà mẹ thì nằm cạnh giường nhau.
Khi lớn lên, Jones và James càng ngày càng giống nhau, hệt như hai anh em sinh đôi, từ ngoại hình cho đến dáng điệu. Họ giống nhau đến nỗi tại trường học, thì bất kỳ một người xa lạ nào cũng không thể phân biệt được ai là ai.
Jones và James lớn lên cùng nhau, họ học chung trường, chung lớp, có chung môn học và môn thể thao yêu thích. Sau này, họ cũng học cùng trường đại học, cùng làm việc tại một công ty và cùng kết hôn với một cặp song sinh khác, họ cũng tổ chức đám cưới cùng vào một ngày. Họ chưa bao giờ tỏ cố tỏ ra giống nhau, họ giống nhau là bởi vì vốn dĩ họ giống nhau.
Sau này, khi Jones và James được thăng lên chức quản lý, mỗi người đảm nhận một công việc riêng, tại một văn phòng riêng. Cả hai đều bận bịu với công việc và ít gặp nhau hơn.
Kể từ ngày nhận chức đến giờ đã được 3 tháng. James bắt đầu nhận ra có một sự khác biệt không hề nhỏ giữa mình và Jones – điều mà trước kia chưa từng xảy ra, và sự khác biệt này ngày càng rõ rệt.
Jones luôn luôn đúng giờ đến công ty, thong thả với công việc, cuối tuần còn có thời gian đưa gia đình đi chơi. Còn James thì ngược lại hoàn toàn, công việc của anh chất thành đống, anh phải đến công ty sớm hơn bình thường để làm nốt công việc còn dang dở. James nhanh chóng trở nên mệt mỏi, không chịu được nữa, anh đành tìm đến Jones để tham khảo ý kiến.
Và nội dung chính của cuốn sách bắt đầu từ đây…
Jones lần lượt chỉ ra cho James các bài học mà anh đã học được trong quá trình làm việc. Mỗi bài học đều gắn liền với một câu chuyện cụ thể, và mỗi bài học đó đều giải quyết một vấn đề mà James đang gặp phải.
Bài học thứ nhất: Bài học về cách giao việc
James luôn đau đầu về việc làm sao để giao việc cho nhân viên, vì mỗi lần giao việc, cấp dưới của anh thường làm cho nó rối tung lên, và anh cũng cho rằng việc ủy quyền cho người khác chỉ khiến anh phải gánh thêm công việc.
Nhưng Jones thì khác, nhân viên của anh luôn hoàn thành tốt công việc, và anh luôn tạo điều kiện để nhân viên của mình được tỏa sáng. Bí quyết của anh chính là:
- Xác định và mô tả rõ từng nhiệm vụ khi giao việc.
- Yêu cầu nhân viên liệt kê lại những yêu cầu đó để đảm bảo họ đã hoàn toàn hiểu rõ.
Sau khi học được bí quyết này, James đã áp dụng ngay vào công việc của anh. Quả nhiên, anh đã trút được rất nhiều gánh nặng. Anh san sẻ bớt công việc cho nhân viên, luôn chỉ rõ công việc và kết quả anh mong muốn, và yêu cầu họ liệt kê lại. Anh bắt đầu lấy lại được sự vui vẻ, và cười nhiều hơn.
Bài học thứ hai: Bài học về thời gian
Qua bài học thứ nhất, công việc của James đã suôn sẻ hơn. Nhưng anh lại gặp một khó khăn khác, là nhân viên của anh đã không hoàn thiện công việc đúng hạn. Anh lại tìm đến Jones để xin ý kiến.
Jones như biết trước điều này, anh lại kể một câu chuyện mà anh từng gặp phải với nhân viên của mình về vấn đề thời gian hoàn thiện công việc – điều mà James đang gặp phải lúc này. Sau câu chuyện, James học được một điều nữa là “Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể thời gian để hoàn thành công việc“.
James lại tiếp tục áp dụng bài học trên vào công việc của mình, một lần nữa, công việc của James lại trở nên trôi chảy, và nhân viên của anh thì vô cùng cảm kích khi được James chỉ rõ thời hạn công việc.
Bài học thứ ba: Bài học về xác định thẩm quyền
Công việc của James tiến triển rất tốt. Nhưng một lần nữa, anh gặp phải một khó khăn khi nhân viên của anh làm quá những gì mà họ được phép làm. Anh tiếp tục tìm đến Jones để xin lời khuyên.
Jones lại kể cho anh nghe một câu chuyện, rằng một lần anh giao một dự án quan trọng cho cấp dưới, anh đã không nghĩ đến việc chỉ rõ thẩm quyền quyết định cho họ. Dẫn đến việc cấp dưới của anh đã tự ý quyết định một số điều mà anh cho rằng là họ không được phép, hay ít nhất cũng phải thông qua quyết định của anh. Kể từ đó, trước khi giao việc, ngoài giải thích rõ công việc, hạn chót hoàn thiện, Jones còn lưu ý thêm cả vấn đề về thẩm quyền cho người thực hiện nữa.
Một bài học nữa mà James đã học được từ Jones là “Khi giao việc, cần phải xác định cụ thể phạm vi thẩm quyền cho người khác“. Thẩm quyền có thể được chia làm 3 mức như sau:
- Quyền đề nghị: Tìm những giải pháp và đề nghị thay thế tốt nhất. Áp dụng mức độ này khi bạn cần thu thập thêm thông tin trước khi tiến hành ra quyết định.
- Quyền thông báo vào khởi xướng: Nghiên cứu và chọn các thực hiện tốt nhất; thông báo nguyên nhân lựa chọn; khởi xướng việc lựa chọn. Áp dụng mức độ này khi bạn muốn người khác thông báo trước khi hành động để bạn kịp thời ngăn chặn những rắc rối có thể phát sinh.
- Quyền hành động: Toàn quyền hành động đối với công việc được giao. Áp dụng mức độ này khi bạn hoàn toàn tin tưởng vào khả năng của người được ủy thác công việc và khả năng rủi ro ở mức tối thiểu.
Bài học thứ tư: Bài học về việc theo dõi và tổng kết công việc
Cuộc sống vẫn có các thử thách. Sau đó vài tuần, James lại gặp một khó khăn khác. Cô nhân viên cấp dưới mà anh hết sức tin tưởng đã không làm tốt công việc như anh mong đợi. Mặc dù đã thực hiện hết các các điều mà anh học được từ Jones, nhưng có vẻ vẫn chưa đủ, vẫn còn thiếu điều gì đó. Anh lại đến gặp Jones để xin lời khuyên tiếp theo.
Jones nói rằng James đã bỏ qua một bước vô cùng quan trọng, đó là bước kiểm tra, đối chiếu – vốn là một giai đoạn cực kỳ quan trọng khi gặp một dự án lớn và phức tạp, và phải được thực hiện thường xuyên khi dự án mới bắt đầu. Khi người được ủy quyền đã chứng tỏ được khả năng làm việc và cho thấy họ đang đi đúng hướng thì mức độ thường xuyên của các lần kiểm tra sẽ giảm đi. Bằng cách này, chúng ta có thể dễ dàng kiểm soát được kết quả, và hạn chế tối đa các rủi ro.
Jones cũng kể thêm, sau khi dự án kết thúc thì ta nên lập một bản tổng kết, chỉ ra những điều đã hoàn thành tốt, những điều cần cải thiện và những điều học được từ công việc. Việc tổng kết có tác dụng mang lại niềm vui cho mọi người và đặc biệt hữu ích khi ta cần đánh giá năng lực làm việc của bất kỳ người nào, vì tất cả đã được ghi lại.
James ra về, những gì anh học được từ Jones lần này là:
- Khi giao việc, nên kiểm tra để xem xét tình hình thực hiện công việc và hướng dẫn nếu cần thiết. Cần thực hiện việc kiểm tra một cách thường xuyên khi dự án mới bắt đầu, sau đó giảm dần đi.
- Khi kết thúc dự án, thì lập một bản tổng kết để ghi nhận những thành công, thiếu sót cần khắc phục và bài học nếu có.
Những bài học trên có thể áp dụng với sếp không?
James nhận được điện thoại từ Jack – sếp của anh. Jack muốn giao cho James một dự án mới, James vui vẻ đồng ý và nhận một chồng hồ sơ, giấy tờ mô tả về dự án mới đó. Hàng loạt câu hỏi hiện ra trong đầu anh. Anh vẫn chưa hiểu sếp yêu cầu anh điều gì và thời hạn hoàn thành công việc ra sao. Anh nghĩ không biết có nên hỏi lại cho rõ ràng không, và nếu hỏi liệu sếp có đánh giá thấp năng lực của anh không. Trong giây lát, anh chợt nhớ tới cảm giác nhân viên của anh mỗi khi được giao việc. Và thế là anh bước tới tấm bảng trắng gần đó, cầm bút lên và viết ra những câu hỏi:
- Kết quả mong đợi của dự án này là gì?
- Thời gian hoàn thành dự án?
- Phạm vi thẩm quyền của tôi?
- Những điểm cần kiểm tra, đối chiếu để đánh giá?
Sau đó họ trao đổi kỹ càng về từng câu hỏi trên. Khi tất cả các vấn đề đã thông suốt, Jack thân mật khoác vai James và nói “Cậu biết không, giờ tôi càng thêm tin tưởng cậu rồi đấy“.
6 bước ủy quyền hiệu quả
Tổng kết cả cuốn sách, tác giả muốn chỉ cho chúng ta 6 bước ủy quyền hiệu quả:
- Bước 1: Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc.
- Bước 2: Xác định cụ thể yêu cầu công việc. Yêu cầu người được ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo rằng họ đã thật sự hiểu rõ.
- Bước 3: Xác định rõ thời hạn hoàn thành công việc.
- Bước 4: Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc.
- Bước 5: Xác định các mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết. Vào giai đoạn đầu, nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu, sau đó giảm dần mức độ khi người được ủy thác công việc chứng tỏ đã hoàn toàn nắm được công việc.
- Bước 6: Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi về những thành quả, thiếu sót cần cải thiện, và rút ra bài học nếu có.
III. Ai nên đọc?
Đây là một cuốn sách rất phù hợp với các bạn nhân viên văn phòng, đặc biệt là những người có lộ trình phát triển lên cấp quản lý, trưởng nhóm.
IV. Download, hoặc mua sách giấy ủng hộ tác giả
Download sách Người giỏi không phải là người làm tất cả ở link bên dưới
Lưu ý: Sách này không phát hành bản ebook miễn phí, nên bất kỳ bản miễn phí nào mà bạn tải được trên mạng (bao gồm cả phambinh.net) đều là sách lậu. Nếu có thể, hãy mua sách giấy để ủng hộ và tôn trọng tác giả.
V. Lời kết
Đây là một cuốn sách rất hay, mỗi câu chuyện trong cuốn sách đều được mô tả rất chi tiết – điều mà bản tóm tắt của mình không thể thể hiện được. Nên bạn nào muốn hiểu rõ hơn thì chỉ có cách đọc bản full thôi nhé. Thời gian đọc hết cũng chỉ tầm 2 tiếng đồng hồ thôi, kiên nhẫn lên.
Chào tạm biệt, hẹn gặp lại trong các bài viết tiếp theo.
